A escola do século 21 está inserida em um contexto no qual a tecnologia é uma aliada para os professores, alunos e para a gestão escolar. Mais do que organizar informações, as ferramentas tecnológicas conseguem aumentar a produtividade e até mesmo reduzir os custos de uma escola.   

Por meio da tecnologia, é possível melhorar processos essenciais na rotina escolar, gerando diversos benefícios não apenas para a instituição, mas também para todos que fazem parte dela.

Ainda não sabe se vale fazer parte dessa inovação digital e estar à frente no mercado?  Reunimos nove vantagens para lhe ajudar a tomar a melhor decisão possível. 

Por que utilizar a tecnologia na gestão escolar? 

Assim como qualquer outro tipo de instituição, a escola também precisa de uma boa gestão para funcionar. Isso significa que processos como a gestão pedagógica, financeira e recursos humanos precisam ser gerenciados com eficiência e cuidado.

Vale ressaltar que uma escola é mais que um espaço onde os alunos chegam para estudar: ela também deve prestar um bom atendimento aos pais e alunos e se preocupar com o ambiente de trabalho para os profissionais que atuam na instituição. Ou seja, ela sempre precisa se preocupar em melhorar os processos.

Nesse sentido, a tecnologia é uma importante aliada na gestão escolar. As ferramentas tecnológicas têm sido amplamente utilizadas nos contextos educacionais, e se mostraram extremamente importantes durante a pandemia de covid-19.

De acordo com dados da pesquisa TIC Educação 2020, 87% das escolas de ensino fundamental e médio realizaram ao menos uma atividade com o uso de tecnologias durante a pandemia. Mas o que queremos falar hoje é que a inovação pode ultrapassar o espaço de aprendizagem-ensino: ela pode servir também para a gestão completa de uma escola. 

O que não faltam são formas de implementar a tecnologia na gestão escolar, como os sistemas de informação, que possibilitam coletar e armazenar uma infinidade de informações dos processos e tarefas de uma escola, ou softwares de armazenamento de documentos. 

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Tecnologia na gestão escolar: confira 9 vantagens para as escolas 

A tecnologia já está presente dentro da sala de aula e faz parte da rotina acadêmica de diversos estudantes. Mas ela também pode se tornar uma aliada para os gestores educacionais, garantindo produtividade e eficiência na rotina da escola. Entenda melhor nos próximos tópicos. 

1 – Facilitar processos burocráticos

Seja dentro ou fora da sala de aula, uma escola precisa realizar vários processos burocráticos no dia a dia, sobretudo no setor de secretaria. Dentre os exemplos estão o acompanhamento da frequência dos alunos, emissão de documentos para pais e estudantes, e também documentos relacionados aos profissionais. 

Ao utilizar um software para organizar as tarefas e realizar a gestão de documentos, fica mais fácil para o gestor escolar otimizar esses processos. Além do mais, a tecnologia elimina o trabalho manual e, consequentemente, os erros e o retrabalho.  

2 – Redução de custos 

As fichas de controle feitas de papel geram custos com impressão de papel, pastas organizadoras, materiais de escritório, entre outros gastos. Além do mais, o material físico é mais suscetível a perdas e rasuras que podem comprometer informações e planejamentos importantes.

Dessa forma, para reduzir custos, um software de armazenamento na nuvem pode ser usado na gestão escolar. Essa ferramenta permite o armazenamento de grandes quantidades de arquivos online, que podem ser acessados e baixados facilmente por meio de um dispositivo com acesso à internet. 

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3 – Melhorar o atendimento ao público 

Se há alguns anos os comunicados de papel eram muito usados para passar informações referentes à escola e ao aluno, hoje eles podem ser facilmente substituídos por canais online de comunicação, como redes sociais, portais online e e-mails. 

Além do mais, ferramentas como os bots facilitam o atendimento ao público. Essas são algumas tecnologias que facilitam o atendimento e aproximam os pais e responsáveis do ambiente escolar. 

4 – Organizar documentos

A tecnologia na gestão escolar facilita a organização dos documentos. Isso porque, quando são digitalizados e arquivados online, qualquer profissional da escola com login pode encontrar um documento facilmente e em poucos minutos. 

Outra vantagem é que a escola não terá que reservar um espaço físico para guardar esses documentos, uma vez que eles estejam digitados.

5 – Diminuir tempo gasto para a realização de tarefas

Como já afirmamos, o uso da tecnologia otimiza diversos processos. Com isso, as tarefas podem ser feitas em menos tempo, poupando as horas de trabalho dos profissionais de educação. Dessa forma, a escola pode desenvolver projetos de aperfeiçoamento nessas horas que serão economizadas. 

6 – Aprimorar a gestão financeira escolar 

As escolas particulares precisam lidar com uma série de processos relacionados à gestão financeira, como emissão de boletos e pagamento de contas – todos essenciais para manter a saúde financeira da instituição de ensino.

É por isso que a tecnologia na gestão financeira auxilia na otimização desses e outros processos, muito mais trabalhosos e confusos quando são feitos por meio de planilhas manuais. Com um melhor planejamento e visualização do fluxo de caixa, a escola pode aplicar ações e estratégias que reduzam a inadimplência

Além do mais, é possível implementar cobrança automática de mensalidades e envio de links de boleto de pagamento. Dessa forma, a escola facilita a vida de pais e responsáveis pela trajetória educacional do aluno, ao mesmo tempo que reduz a inadimplência.

   

7 – Facilitar a gestão de Recursos Humanos 

A gestão escolar passa também pelo setor de Recursos Humanos da instituição de ensino, desde o processo seletivo até a emissão da folha de pagamento dos funcionários e elaboração de relatórios de desempenho.  

Nesse sentido, há diversos softwares de gestão de RH que podem ser usados nas escolas. Essas ferramentas facilitam a realização de treinamentos das equipes, avaliação de desempenho e coleta de dados sobre o clima organizacional da escola. Sem a tecnologia, esses processos seriam feitos por meio de reuniões, que demandam tempo dos profissionais da instituição. 

8 – Benefícios também para os responsáveis pelos estudantes 

Com o uso de um software de gestão acadêmica, é possível oferecer a matrícula online para os responsáveis pelos alunos da sua escola, meios de pagamento online e até mesmo a possibilidade de acompanhar o rendimento escolar. 

Essa e outras vantagens citadas ao longo deste post auxiliam na fidelização dos alunos, por oferecer soluções facilitadoras. 

9 – Auxiliar o controle acadêmico dos alunos

A tecnologia na gestão escolar proporciona diversos benefícios para o controle acadêmico dos alunos. 

Por meio de ferramentas tecnológicas, é possível controlar a frequência dos alunos, notas de disciplinas, lançamento de trabalhos escolares, entre outras funções relacionadas ao processo educacional, de forma fácil e rápida. 

Todas as soluções da Conexia Educação, por exemplo, estão reunidas na Conexia LEX, uma estrutura completa na qual é possível integrar todos os aplicativos educacionais e os dados cadastrais do colégio, acessando assim todos os recursos com um único login e com total segurança.

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