Podemos dizer que qualquer processo que se refere à inserção do aluno na escola inicia pelo ato da matrícula escolar. Este é um momento fundamental e que demanda muita organização, por parte da escola, durante todo o período.

Essa ação precisa ser bem planejada para aplicar com precisão todas as particularidades que um processo de matricula precisa obter. Vamos apontar algumas observações que ajudam a fazer um período de matrículas eficiente ao adotar ferramentas e medidas que possam contribuir nas etapas do gerenciamento de todos os procedimentos de inscrição.

Confira, ao ler este artigo!

1. Número de vagas

Antes de iniciar o processo de matrícula, existem alguns pontos que precisam ser muito bem avaliados, dentre eles, o número de vagas. Vale destacar que as matrículas costumam ter início em agosto e permanecem até o início do ano seguinte. A primeira análise é detectar quantos alunos farão a rematrícula. Por isso, essa fase deve acontecer antes da matrícula. 

É segundo essas informações que o número de vagas para alunos novos são disponibilizadas. Ter esse dado em mãos é importante para alocar a quantidade de alunos em cada sala, assim como planejar os recursos orçamentários necessários para investir na escola.

Existem algumas maneiras de identificar quais alunos vão continuar estudando na escola, inclusive, usando os mecanismos de comunicação já existentes para o relacionamento com as famílias. Pode ser criado um formulário e deixar acessível para que os pais realizem a rematrícula ou os próprios alunos podem afirmar que vão permanecer na instituição.  

Esse procedimento deve iniciar no começo do segundo semestre. Assim que concluído, a escola pode iniciar as matrículas dos novos alunos.

2. Calendário

Para que o processo de matrícula seja bem organizado e evite transtornos ou retrabalho, o melhor a fazer é, após o planejamento, estruturar um calendário com todas as datas. Dentre elas, os momentos de divulgação, dias que vão acontecer, as datas de pagamento e o período em que a rematrícula e a matricula vão ocorrer.

É importante que a escola deixe bem explicado tudo que é necessário para a confirmação da rematrícula e matrícula de novos alunos. Isso ajuda a concluir o procedimento dentro do prazo estabelecido

3. Marketing

A transformação digital promoveu uma extensão de formatos de marketing para todas as áreas. Atualmente, são inúmeras as ferramentas e maneiras de divulgar os produtos e serviços das organizações. Um dos segredos é fazer anúncios breves e claros, pois as pessoas têm o tempo muito corrido, por isso, desejam objetividade nas informações. Confira algumas das opções que a sua escola pode adotar:

Inbound marketing

A nova era digital tornou as ações de marketing mais personalizadas e próximas às pessoas, principalmente, quando o assunto diz respeito aos interesses dela.

O inbound marketing pode intensificar a presença de instituições escolares que já têm um trabalho reconhecido no mercado, e pode dar maior reconhecimento às que estão iniciando agora. Esta ação utiliza a troca de informações e conhecimento como uma forma de captação de contatos relevantes para a sua escola e publicidade on-line, por meio de blogs, vídeos, podcast, e-Book e outros recursos.

Redes sociais

Divulgar nas redes sociais é uma tática que ajuda a levar a informação às pessoas de forma mais próxima e em tempo real, sobretudo, se elas já seguem a sua página nas mídias, como o Facebook, Instagram, Linkedin ou Youtube. Ao acessar as páginas da escola, os interessados podem ficar cientes de tudo que a instituição realiza, atividades, período de matrículas, etc. O número de usuários que visitam essas fontes diariamente é bem significativo, por isso, gera um alcance elevado de divulgação

4. Ferramentas que facilitam o processo

As ferramentas que a instituição vai utilizar para realizar o processo de matrícula escolar são outro fator que deve ser bem decidido entre os gestores. O mais importante é que as matrículas estejam disponíveis em diversos locais para que tenha um alcance maior de alunos, principalmente, se houver filiais em outros estados ou bairros da cidade.

Faça o processo em formato digital

Inovar o processo de matrícula é necessário. Atualmente, os pais e responsáveis pelos alunos andam cada dia mais cheios de tarefas, e o tempo é cada vez menor. Por esse motivo, dispor o processo de matrícula no formato online é essencial para facilitar a inscrição dos seus filhos.

Ao disponibilizar a matrícula digital, tenha cuidado para não omitir nenhuma informação para os pais, pois qualquer esquecimento na plataforma pode causar constrangimento e aborrecimentos, caso o responsável tenha que se dirigir à escola para resolver.

Use uma plataforma de gestão escolar

Uma maneira prática, otimizada e certeira de realizar o processo de matrícula é por intermédio de uma plataforma de gestão escolar. Ao utilizar esse recurso, as instituições têm mais oportunidades de organizar melhor as demandas e administrar as informações, para que todo o processo seja um sucesso.

Disponibilizar essa facilidade é um avanço que facilita a vida dos responsáveis e da administração da escola. Ao utilizar uma plataforma digital, todas as atividades da gestão se tornam mais ágeis e precisas, como:

  • apontar o número de rematrículas e os alunos que ainda precisam confirmar a matrícula;
  • gerar novos contratos;
  • acompanhar as mensalidades ao longo dos meses;
  • simplificar o processo de gestão administrativa e financeira.

Automatize o pagamento de taxas

No que se refere ao pagamento de alguma taxa necessária para o processo de matrícula, é importante que seja realizado da forma mais facilitada possível. Apresente diversas possibilidades de pagamento online, como Pix, TED, cartões de crédito, boleto etc.

Para que o processo de matrícula escolar traga benefícios, é importante que seja bem definido. É uma prática que precisa ser implementada de forma estratégica. Para que todas as informações e práticas aconteçam com efetividade, uma ótima iniciativa é formular um cronograma minucioso de tudo que vai acontecer e a forma como vai ser realizado.

O processo de matrícula escolar é um ato que perdura por todo o ano letivo, por isso, é necessário que seja muito bem realizado. Para obter mais informações, sugerimos que baixe o e-book Guia prático de como se preparar para o período de matrícula .

Guia prático de como se preparar para o período de matrícula